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À la création d’une société, nous avons toujours un tas de choses à faire. Par où commencer ? Cela dépend essentiellement de votre business. Cependant, il y a un certain nombre d’outils incontournables à connaître pour votre entreprise.
Choisir sa boite mail professionnelle
Le vainqueur par KO : G Suite (qui est en fait l’offre payante de Gmail, très bien adaptée pour les professionnels). Avec G Suite, Google offre un service de boite mail mais aussi un espace de stockage sur Google Drive, l’accès à l’ensemble de ses outils et une utilisation illimitée de Meet pour les visioconférences.
L’intérêt de passer par G Suite plutôt qu’un Gmail classique ? Vous pouvez notamment configurer l’outil pour y relier votre nom de domaine et ainsi avoir des adresses mails en prenom@nomdedomaine.com très facilement. Une simplicité d’utilisation pour un tarif très abordable puisque celui-ci débute à 5,20 € par mois, par utilisateur (soit par adresse mail, en excluant les alias).
Vous disposez donc de l’ensemble des outils suivants avec G Suite :
- Mail : messagerie via Gmail
- Drive : espace de stockage dans le cloud (30Go ou illimité en fonction de l’offre)
- Agenda : agendas en ligne partagés pour l’ensemble d’un même groupe G Suite (permet de voir l’agenda de l’ensemble de ses collaborateurs et aide à la synchronisation des équipes)
- Meet : pour vos téléconférences ou visioconférences
- Docs, sheets et slides : outils de traitement de texte, de feuilles de calcul et outil de création de présentation (très similaire à son concurrent Microsoft)
- Forms : questionnaires en ligne, permet de stocker les résultats sous forme de tableau exportable
- Sites : outil de création de site web proposé par Google (présent également dans Google My Business)
- Keep : outil de notes partagées
- Et plus encore, en fonction de l’offre pour laquelle vous optez !
Si vous ne souhaitez pas passer par ce genre d’outil, vous pouvez toujours bidouiller avec un Zimbra ou tout autre outil exotique.
Dans le même esprit, vous pouvez également retrouver Office 365 proposé par Microsoft qui a beaucoup évolué ces derniers temps et qui se défend sur le marché. Tout dépend de l’utilisation qui sera nécessaire pour votre entreprise.
Optimiser sa communication interne
Messagerie interne, réseau social d’entreprise ou autre appellation d’époque, aujourd’hui c’est simple nous appelons cela Slack ! Souvent comparé à un MSN d’entreprise, Slack est une messagerie instantanée adaptée à une activité professionnelle. Plusieurs utilisateurs avec des niveaux de droits différents peuvent être renseignés et des chaînes de discussions sont créées pour permettre de bien cadrer les conversations. Tout est personnalisable, vous pouvez donc créer vos propres chaines de discussion pour que votre Slack corresponde à 100% à votre activité, et les rendre public ou privé à vos utilisateurs en fonction de votre utilisation.
L’outil est adapté pour échanger sur des choses simples qui demandent un retour rapide, là où le mail n’est pas toujours justifié. Des chaînes dédiées peuvent notamment permettre de partager la veille effectuée au sein de l’entreprise par chaque employé, et permet ainsi un échange de savoir. C’est un gain de temps pour les équipes, et un soulagement pour nos boites mails.
Avec Slack, la communication interne se trouve être renforcée et plus fluide. Il permet à chacun de suivre les projets (s’il fait parti de la chaîne dédiée) mais aussi de créer un climat détendu avec évidemment quelques blagues qui surgiront de temps à autre.
Slack en version gratuite ou payante ?
Le modèle économique de Slack est bien fait : si vous êtes 2 ou 3 sur votre slack, la version gratuite sera suffisante, et quand vous grossirez vous sentirez naturellement le besoin de passer à un modèle payant pour garder un historique des conversations et des fichiers partagés, mais aussi pour accéder aux options supplémentaires : ajout d’add-on, possibilité d’inviter des utilisateurs dans une seule chaîne de discussion, etc.
Bon à savoir : pour les associations, il est possible de bénéficier de la version “forfait standard” gratuitement si celle-ci compte moins de 250 membres !
Certes grâce à ces deux premiers points nous pouvons envoyer des mails, faire des présentations et discuter en interne (avec des gifs à la con). Mais maintenant il nous faut des prospects et des clients !
Gérer sa relation client avec un outil de vente performant
Oubliez les usines à gaz qui coûtent un bras, il est grandement conseillé par le BearStudio d’utiliser Pipedrive ! En plus d’être super intuitif, personnellement ce CRM m’a appris des bonnes pratiques commerciales sans que je ne m’en rende compte.
Comme son nom l’indique, Pipedrive permet de suivre sa prospection commerciale qui est dans “les tuyaux”. Par des actions simples, l’outil permet de voir la progression d’un lead de la première prise de contact à l’acceptation du devis. Il intègre des rappels pour ne pas oublier les relances mais également un système de statistiques pour avoir des moyennes temporelles avant la concrétisation d’une collaboration. L’utilisation de l’outil peut être très poussée et peut vous servir de CRM pour la gestion de votre relation client.
Suivre la gestion de projet avec facilité
Il y a certainement d’autres outils plus orientés dans votre métier mais Trello reste une valeur sûre pour une gestion de projet efficace. Se basant sur la méthodologie de gestion de projet Kanban, Trello est grandement personnalisable. Dans une version simpliste, il vous permettra de faire un suivi des tâches avec des statuts de suivi : à faire, en cours, en attente de validation, fait. A vous d’adapter l’outil à votre besoin, la version gratuite est déjà très complète et devrait vous satisfaire.
Gestion de sa trésorerie professionnelle
L’idéal est d’avoir une néo-banque pour les opérations courantes (virement en ligne, ajout de justificatif, etc) et une banque vieille “classique” pour les opérations plus traditionnelles. Au BearStudio, Qonto aura répondu à nos besoins pour les opérations courantes notamment avec la possibilité de créer des cartes bancaires virtuelles pour certains employés afin de faciliter le paiement de leurs frais professionnels (tels que des déplacements en train). Un vrai gain de temps pour tout le monde, et une facilité de gestion appréciable au quotidien.
Gestion des réseaux sociaux pro
Pour une entreprise, gérer chaque réseau social individuellement peut s’avérer chronophage, heureusement Buffer résout une partie du problème en proposant un outil de publication. Pour expliquer rapidement le principe : il suffit de rédiger une publication une seule fois pour la publier sur l’ensemble des réseaux sociaux de votre entreprise. Le gain de temps est réel et la visibilité sur le planning de publication est un avantage. Vous pourrez même personnaliser chacun des messages en fonction du réseau et définir vous-même vos heures de publication. Une version gratuite est disponible si vous voulez tester dès maintenant.
L’outil bonus à avoir dans sa poche
Pour réserver rapidement et simplement vos billets de train, il est indispensable d’avoir l’application Trainline sur son smartphone. L’outil existe aussi en version web, et permet d’effectuer une réservation de train rapidement et à tout moment, avec des offres aux meilleurs prix. L’outil fournit des justificatifs de paiement qui sont parfaits pour les trajets professionnels. N’hésitez pas une seule seconde.
Avec cet article, j’ai probablement enfoncé des portes ouvertes pour beaucoup, mais si un de ces outils vous est inconnu, foncez ! Si vous pensez que j’ai oublié un must have, n’hésitez pas à me corriger en me contactant : @RudyBaer 😉
Dans un prochain article, j’essaierai de vous présenter des outils un peu plus poussés mais tout aussi puissants !
Publié le 29/01/2020 dans Entrepreneuriat
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