Vous avez dit productivité ?

Améliorer sa productivité en 10 étapes

L’enjeu de la productivité au travail a rarement été aussi primordial que dans la société d’aujourd’hui où tout rime avec la fameuse maxime des temps modernes : “time is money”. Pourtant, contrairement à ce qu’on pense, il ne suffit pas de comparer le temps passé sur une tâche aux résultats obtenus, pour prétendre analyser l’efficacité d’une personne dans son travail ! 

Certains l’ont sans doute déjà compris, au BearStudio nous ne sommes pas très portés sur la langue de bois… Il est temps de voir un peu plus loin que les conseils bateau qu’on peut trouver sur le net, comme par exemple : prendre des notes, écrire des to-do et faire des pauses. C’est pourquoi nous vous avons concocté une petite liste des bonnes pratiques pour rester productif (presque) en toutes circonstances ! 

améliorer sa productivité

1- Mettre ses objectifs par écrit et les relire

Il y a ceux qui ont une mémoire à toute épreuve avec une capacité de concentration impressionnante sur leurs priorités. Well, vous n’aurez pas besoin de mettre vos objectifs par écrit parce que vous êtes badass. Dans le cas contraire, il vous faudra développer l’habitude d’écrire vos objectifs quotidiennement. Nous recevons trop d’informations à traiter chaque jour et finalement il n’y a que les documents « urgent » qui obtiennent notre attention. Alors, mettez vos objectifs par écrit avec la mention « Urgent » ou « A faire absolument » et il y aura de plus fortes chances que vous les lisiez et pensiez à vous en occuper.

C’est un des exercices les plus simple au monde. Mais il faut avouer que c’est aussi un peu enquiquinant de devoir relire ses objectifs si cela vous amène à constater que vous êtes loin d’avoir tout fait. Pour éviter de tomber dans ce sentiment de culpabilité, beaucoup de gens préfèrent ne pas relire leurs objectifs, d’autres décident carrément de ne pas les mettre par écrit. Méfiez-vous de cette fausse solution. En effet, relire ses objectifs et ses plans d’action de manière régulière vous permet de vous concentrer sur vos priorités parce que vous les avez à l’esprit. A l’inverse, un objectif trop longtemps mis de côté risque de vous sortir complètement de la tête pour vous revenir en pleine figure le jour où il sera devenu urgentissime…

Au BearStudio par exemple on utilise Trello, c’est une sorte de grand tableau interactif. Des cartes se baladent entre les différentes colonnes : to do, to test/review … Et nous avons la colonne « objectif », où chacun complète sa progression au fur et à mesure. Pour en savoir plus sur les outils qui vont révolutionner votre quotidien d’entrepreneurs, nous vous invitons à lire cet article.

2- Garder les tâches demandant le moins d’énergie pour la fin de journée…

Même en étant moins performant que le matin, on peut avancer sur des tâches « de fond » afin d’optimiser son temps de travail. Privilégiez donc les tâches simples lorsque la fatigue de la fin de journée commence à se faire sentir.

A l’inverse, privilégier les tâches qui requièrent davantage de créativité le matin. Il est évident qu’après une bonne nuit de sommeil, on est paré à affronter même les tâches les plus difficiles. Ces habitudes simples vont vous permettre de réaliser en un rien de temps de tâches qui vous paraissaient habituellement chronophages !

On a pu remarquer au BearStudio qu’après une journée passée à développer, on a la tête comme une citrouille. La pire chose pour un développeur c’est de répéter des erreurs bêtes et perdre du temps à cause de ça. 

3- Réduire le nombre de réunions quotidiennes 

Combien de fois avez-vous eu l’impression de ne faire qu’enchaîner les réunions ? Si les réunions entre collaborateurs, les échanges d’informations et la création de rapports sont importants, la gestion de vos tâches quotidiennes l’est tout autant.

Chez nous, le stand-up est un rendez-vous quotidien qui permet de faire le point sur les tâches de chacun. Un peu avant midi, nous prenons ainsi une petite demi-heure pour que chacun puisse s’exprimer ou demander de l’aide. C’est aussi le moment de remercier ses collègues pour tel ou tel coup de main !

Mention spéciale pour le rendez-vous tant attendu du vendredi soir : le « B&B« .

4- Procéder par ordre de priorité 

En terminant les tâches les plus urgentes en premier, on s’évite le stress provoqué par cette sensation d’inachevé. Traiter les courriers urgents, répondre aux questions des clients ou des collègues et préparer une liste des priorités de la journée permet déjà d’améliorer sa productivité.

Et puis ça motive de garder les tâches les plus sympas pour la fin, on commence pas un repas par le dessert … 😛

5- Savoir précisément quel est le résultat à atteindre et prévoir un plan d’action 

L’habitude d’avoir clairement en tête le résultat souhaité est un bon moyen de vérifier que nous allons dans la bonne direction et que le rythme auquel nous progressons est en accord avec ce qui est prévu. Cet exercice est d’ailleurs rendu plus aisé grâce aux nouveaux outils à notre disposition.

Le fait d’avoir une idée claire de ses priorités permet de ne pas (trop) s’en éloigner. Une méthode classique qui a fait ses preuves consiste à imaginer plusieurs étapes avant d’arriver au bout d’une tâche. Et si on sent qu’on risque de ne pas y arriver, on demande de l’aide ! Ben oui, un projet ça ne s’improvise pas comme ça : il faut avoir de la visibilité tant en termes de planning que de besoins technique et humain…

6- Désactiver les notifications de son smartphone 

Avant de commencer une tâche qui demande beaucoup de concentration, il est conseillé de désactiver les alertes de votre téléphone portable (SMS, e-mail…) afin de ne pas être interrompu sans arrêt. Vous serez ainsi plus serein pour mener à bien votre travail. Surtout s’il suffit d’une mouche qui vole pour vous distraire…

Toutefois, les personnes souhaitant rester joignables peuvent avoir recours à d’autres techniques. Par exemple, prioriser certains groupes ou applications pour ne pas être submergés de notifications mais recevoir les informations essentielles. Idem, attribuer différentes sonneries à tel ou tel contact est un bon moyen de ne pas manquer un message important.

7- Se fixer une limite de temps 

La plupart d’entre nous travaillent mieux lorsqu’ils gèrent bien leur temps au quotidien ou sur la semaine. Ce n’est pas un secret : bien gérer son temps est souvent synonyme de productivité élevée. Mais il s’agit généralement d’un défi de taille. Pour y parvenir, fixez-vous une certaine durée pour chaque tâche de votre planning en utilisant un chronomètre, une appli ou un outil en ligne. Notez le temps passé pour chaque tâche afin d’identifier celles qui vous prennent le plus de temps. Vous arriverez ainsi petit à petit à mieux évaluer votre charge de travail et à donc mieux partager votre temps. 

Pour vous donner un exemple, en tant que prestataires de services, nous sommes obligés de noter précisément combien d’heures nos développeurs travaillent sur un projet. Chaque soir, il revient donc à chacun de remplir son « Compte-Rendu d’Activités » pour assurer le suivi du consommé d’un projet.

8- Faire régulièrement des pauses 

Rester motivé veut dire avoir l’énergie suffisante pour continuer à travailler de manière efficace peu importe ce qui se passe autour de vous, bien que les choses se corsent un peu dans le cas des OpenSpace… Personne ne s’attend à ce que vous soyez à fond à chaque minute de la journée, donc pour le bien de votre état mental et physique, accordez-vous des petites pauses pour recharger vos batteries. Cela vous permettra de vous remettre au travail en étant plus concentré, sans compter qu’un œil frais est généralement plus à même de trouver de nouvelles solutions.

C’est le moment parfait pour aller saigner la machine à café de la boîte ! Au BS elle fonctionne à plein régime.

9- Profiter des jours de repos et des vacances pour déconnecter

En vous laissant aller à la procrastination et en rapportant du travail à la maison ou sur votre lieu de vacances, vous n’aurez aucune chance d’améliorer votre productivité. Rien de tel que partir pour mieux revenir. 

Qui à part des développeurs passionnés amèneraient leur travail avec eux en vacances de toute façon ?

10- Faire ce qui a été planifié et sans excuses 

Pour beaucoup de raisons, nous recherchons de plus en plus à avoir des journées « soft ». Rien de plus normal. Si vous êtes adeptes du minimalisme, il restera toujours dans votre emploi du temps un minimum de choses que vous devez faire. Sinon, nous tomberions facilement dans la culpabilité de la paresse et nous nous surchargerions donc le planning de la journée pour rattraper les tâches en retard. En effet il n’y a que la discipline – faire ce que nous devons faire, que ce soit plaisant ou non – pour nous aider à progresser dans l’avancement de nos projets personnels et professionnels.

Tout le monde a du boulot là-dessus, que ce soit au BS ou dans n’importe quelle autre boîte. Et c’est sans doute le conseil le plus difficile à mettre en œuvre !

Bilan

Nous voilà arrivés à la fin de cette liste, certes non-exhaustive, mais déjà bien fournie concernant les bonnes pratiques qui peuvent être adoptées pour gagner en productivité ! Vous n’êtes évidemment pas supposé TOUT mettre en place dès demain, mais on espère quand même que ces conseils vous seront utiles. N’hésitez pas à nous partager vos astuces et outils pour améliorer l’efficacité au travail via les réseaux sociaux ! Cela pourrait être utile à nos ours 😉

Les auteurs : Emma Monchablon Nathan Lesouef

Publié le 25/11/2020 dans Entrepreneuriat

              

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