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Le dernier week end d’août 2025, le BearStudio a offert à tous ses salariés et leurs proches, un week end teambuilding à Disneyland Paris.
Organiser un team building à Disney, c’est comme préparer un spectacle. Il faut un scénario, des acteurs motivés, et une logistique sans faille. Retour sur les coulisses de ce projet, de l’idée initiale à la concrétisation, en passant par les choix stratégiques et les ajustements nécessaires.
Étape 1 : Choisir le type d’événement
L’idée de départ pour les dirigeants est d’offrir une sortie assez simple à organiser et classique en attendant le big 2026. Il nous faut un moment de partage fun pour renforcer la cohésion d’équipe. Un parc d’attractions semble tout de suite le lieu idéal. La moyenne d’âge au BearStudio se situe autour de 30 ans et certains collaborateurs ont désormais des enfants en bas âge.
Nous avons évoqué plusieurs parcs d’attractions et réfléchi en fonction de la distance et des activités proposées, au parc le mieux adapté pour le BearStudio.
Ensuite je me suis renseignée sur les tarifs (parc, hôtel et trajet) pour avoir une idée du budget et définir une limite. On a beau vouloir faire plaisir à tout le monde, il faut définir une limite afin que le budget n’explose pas. Il arrive au CEO de s’enflammer donc on est là, la DAF et moi pour faire en sorte de rester raisonnables.
En mars, nous avons créé sur notre Slack interne un channel dédié à l’organisation de ce teambuilding.
Étape 2 : Sondage pour la date et le Parc
Afin d’impliquer l’équipe, un premier sondage a été envoyé mi-mars pour connaître les préférences de chacun : le choix était donné entre 2 jours à Disneyland Paris et 2 jours au Futuroscope. Nous leur avons également demandé de choisir entre deux week-ends de juin ou août. Ce week end n’est pas obligatoire mais nous espérions avoir le maximum de collaborateurs.
Finalement, les réponses au sondage pour choisir le parc ne nous aident pas beaucoup car on arrive à un beau 50/50.
Pour les dates on se dirige vers fin août. Ce sondage nous permet aussi d’évaluer le nombre de participants et d’avoir une base pour affiner le budget.
Étape 3 : le choix
Au vu des retours de l’équipe et des coûts de chaque parc, les dirigeants ont tranché fin mars : ce sera sur Disney, le dernier week-end d’août.
Étape 4 : Réservations et logistique
On avance, on avance et mi-avril nous avons organisé un nouveau sondage pour avoir une idée plus précise du nombre de participants. Tous les membres sont invités avec leurs enfants (les stagiaires aussi of course) et ils peuvent inviter un proche.
Mi-mai nous avons finalement porté notre choix sur un séjour de 2 jours et une nuit, avec accès aux 2 parcs de Disney. Nous sommes une trentaine et le budget doit rester raisonnable car le team-building 2026 pour fêter les 10 ans de l’entreprise reste la priorité en termes de coût.
Afin de communiquer sur l’événement avec la team. J’ouvre en juin un nouveau channel sur slack spécial Disney août 2025, réservé aux participants.
Début juin nous avons pu réserver le séjour et le restaurant. Le système de réservation de Disney n’est pas user friendly et on peut juste dire que l’informatique semble être la dernière roue du carrosse de Cendrillon. Leur système de réservation n’est pas très intuitif et assez complexe. Bref c’est laborieux, rien que pour remplir un tableau.
Heureusement, les employés que j’ai au téléphone sont aimables et disponibles. Nous avons choisi un hôtel Disney pour que l’expérience soit complète et les parcs accessibles en 10 min à pied. Le nombre de chambres est désormais fixé. Nous ne pouvons plus modifier sans frais. Le restaurant lui se trouve dans le village Disney. Nous avons choisi un buffet afin que tout le monde y trouve son compte quelque soit ses préférences alimentaires.
Tous les participants au week-end ont accepté avec plaisir ce repas convivial tous ensemble le samedi soir. Il m’a fallu également décider de l’horaire pour ce restaurant en tenant compte des heures des différents spectacles de soirée proposés par Disney. J’avais regardé au début de processus d’autres restaurants en dehors du parc. Mais il est compliqué de trouver des restaurants acceptant 30 convives et proposant des menus inclusifs. De plus, le peu que j’avais trouvé n’était pas moins cher et plus loin.
Reste à verser l’acompte. Le nombre de participants est figé. Le 9 juin, nous sommes à mi-parcours. Le solde sera à verser avant fin juillet. Il faut veiller à ne pas oublier de faire ce versement pendant les vacances.
Fin juillet c’est aussi la date limite pour confirmer la répartition des chambres.
J’organise les chambres en optimisant le nombre de participants par chambre tout en pensant à constituer des groupes agréables pour toutes et tous, dans des chambres de 4 personnes maximum.. Les familles avec enfants seront dans des chambres à part. Nous avons soumis cette répartition aux participants en espérant avoir répondu aux attentes de chacune et chacun pour avoir le moins de modifications possibles à effectuer. En fin de compte, tout le monde semble satisfait car aucun changement n’est demandé. Nous pouvons confirmer la répartition des chambres ainsi que le nom des participants. Nous serons 28 adultes, 2 enfants et 2 bébés.
Étape 5 : Communication et suivi
Fin juillet j’ai commencé à parler de l’organisation du covoiturage pour le samedi matin et à donner les informations sur l’hôtel et le restaurant réservés.
Début août, j’ai diffusé sur le channel dédié un tableau à remplir pour organiser les voitures et j’ai compté sur l’équipe qu’ils s’organisent entre eux. Je leur ai donné les infos nécessaires, comme le temps de déplacement et l’heure d’arrivée à l’hôtel à respecter. J’ai ajouté les infos sur le parking et les bagages ainsi que la lettre d’invitation donnée par Disney.
Le groupe a bien répondu et mi août les voitures étaient organisées.
Le 26 août, 4 jours avant le départ. J’ai de nouveau fait un rappel pour les heures de départ des voitures ainsi que la procédure à suivre pour les clés des chambres. Disney ne propose pas de billet dématérialisé et les billets sont remis à une personne par chambre. Ce qui complique un peu l’organisation lorsque tous les membres d’une même chambre n’arrivent pas ensemble.
Outils utilisés :
- Tableau partagés sur Excel et Google Sheet pour centraliser les informations (participants, chambres, options).
- Sondages Slack pour les choix du restaurant et des activités.
- Canaux de communication : Le Slack interne de l’entreprise, un espace dédié pour partager les horaires, les chambres, et les mises à jour.
Nous avons également communiqué à l’oral lors des stand-up quotidiens en visio.
De nombreux rappel ont été nécessaires à l’oral et via Slack afin d’être sûrs que les informations soient bien passées et reçues par les participants. Et permettre d’avancer assez rapidement entre chaque étapes.
Etape 6 : le jour J
Nous avons demandé à l’équipe d’être tous ensemble au point de rendez-vous à l’ouverture des Parcs. Pour profiter au maximum de toutes les activités proposées par Disney et de faire une belle photo de groupe pour se souvenir de ce teambuilding à Disneyland Paris. Nous avons finalement réussi à réunir tout le monde avec un retard d’environ 30 minutes seulement ! Ce qui, je trouve, était une belle réussite.
En dehors de ce rendez-vous matinal et du restaurant du samedi soir. Nous n’avons pas souhaité imposer d’activités spécifiques en groupe. Pour que chacun profite des parcs à son rythme en fonction de ses envies et possibilités.
Néanmoins, je note que naturellement des groupes de 4 à 10 personnes se sont constitués. Certains migrants d’un groupe à l’autre au cours de la journée naturellement.
- Conseils pour les futurs organisateurs :
- Impliquer les participants dès le début pour garantir leur adhésion.
- Utiliser des outils collaboratifs (sondages, tableaux partagés) pour faciliter l’organisation.
- Anticiper les imprévus (budget, disponibilités, préférences).
- Prévoir un budget avec une marge de sécurité.
- Faire un rétroplanning pour toujours avoir du recul sur l’avancement de l’organisation et bien avoir en tête les dates clés.
- Communiquer régulièrement avec l’équipe pour ajuster les détails.
- Savoir demander l’avis des participants sans se perdre en voulant faire plaisir à tout le monde. Parfois il a fallu trancher car il est impossible de faire l’unanimité.
- Responsabiliser les salariés sur le fait que l’on ne peut pas tout organiser pour eux. Il faut qu’ils comprennent que la réussite du team building repose aussi sur leur implication.
Conclusion : Une aventure collective
Organiser un teambuilding à Disneyland Paris, c’est bien plus que réserver des billets et des chambres. C’est un projet collaboratif, où chaque étape compte pour créer une expérience inoubliable. Grâce à une planification rigoureuse et une communication transparente, cette aventure a permis de fédérer l’équipe autour d’un moment de partage et de magie. Les photos et anecdotes partagées créent des souvenirs en commun qui participent à la cohésion du groupe.
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Publié le 30/10/2025 dans Actualités
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